Unsere Leistungen für Ihren Datenschutz

Datenschutz-Management-System  

Aufgabenverwaltung


Das intelligente Aufgabensystem findet unvollständige Angaben und erstellt automatisch Aufgaben. Auch erinnert es an notwendige Überprüfungen. 

Über Aufgabenzuweisungen können Sie Aufgaben verteilen. Über die wöchentliche Aufgabenübersicht, welche Sie per E-Mail erhalten, werden Sie regelmäßig an offene Aufgaben erinnert.

Auftraggeberverwaltung


Neben der Dienstleisterverwaltung können Sie auch Ihre Auftraggeber dokumentieren.

Im Falle einer Auftragsverarbeitung können Sie dem Auftraggeber Verfahren zu ordnen und speziell abgestimmte öffentliche Verarbeitungsverzeichnisse erstellen.

Über das Modul Datenschutzverträge können Sie AV-Verträge online abschließen. Im Datenschutz-Cockpit behalten Sie den AV-Status im Blick.

Mitarbeiterverwaltung


Verwalten Sie Mitarbeiter  und dokumentieren den Status der Datenschutzschulung und Datenschutzverpflichtung.

Durch die Zuordnung zu Abteilungen können interne Verantwortlichkeiten abgebildet werden.

Auch bei ausgeschiedenen Mitarbeitern unterstützt Sie das System und erinnert Sie automatisch an die Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.


Anfragen Betroffener


Eine gute Dokumentation hilft bei der schnellen Identifizierung von passenden Verfahren. Dokumentieren Sie im DPMS alle Anfragen von betroffenen Personen.

Dank des Aufgabensystems, automatischem Verfahrens-Matching und Erinnerungsfunktion halten Sie die Fristen der DSGVO ein.


Benachrichtigungen


Damit Sie über jede Änderung der Datenschutz-Dokumentation informiert werden, gibt es automatisierte Benachrichtigungen.

Ergänzend werden Sie über Aufgabenzuweisungen und neue Kommentare informiert und erhalten automatisch eine Aufgabenübersicht per E-Mail.

Natürlich sind alle E-Mail-Benachrichtigungen auch abschaltbar.


Audit


Sie können Fragenkataloge definieren und aus diesen Audits erstellen.

Das Audit kann vom Verantwortlichen bearbeitet werden. Aus den Antworten werden automatisch ein übersichtlicher Report und ein Maßnahmenplan erstellt.

Audits können zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchgeführt werden, um den Datenschutzfortschritt erfassen und vergleichen zu können.


Hinweisgeberschutz­system


Neben den umfangreichen Funktionen zur Datenschutz-Dokumentation gibt es auch ein Modul zur Bereitstellung eines internen Meldekanals für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes respektive der EU-Whistleblower-Richtlinie.


    - Online-Portal zur anonymen Hinweisabgabe

          -Automatische Empfangsbestätigung des Hinweises

    -Mehrsprachig und umfangreich anpassbar

    -Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber


Checklisten


Legen Sie definierte Abläufe (z. B. Prüfung eines AV-Vertrages) als Checkliste an. Nun können Sie diese Checkliste durchgehen und entsprechende Prüfpunkte abhaken.

Sollte Handlungsbedarf bestehen, können Sie dies pro Aufgabe als Maßnahme hinterlegen.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Checkliste abschließen, Änderungen sind dann nicht mehr möglich.


Graphen


Aus den Angaben im Verarbeitungsverzeichnis wird automatisch ein Datenflussdiagramm erzeugt.

So erhalten Sie einen schnellen Überblick, welche Kategorien von betroffenen Personen es im Unternehmen gibt, welche Daten erfasst, von wem verarbeitet und empfangen werden.

Durch diesen Blick von oben werden auch schnell fehlende Verarbeitungen entdeckt.


Datenschutz-Folgenabschätzung


Das Datenschutzmanagement-System hilft Ihnen bei der Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung für eine Verarbeitung notwendig ist.

Sollten Sie eine DSFA durchführen müssen, stellt das System die richtigen Fragen und hilft Ihnen bei der Planung, Durchführung und Kontrolle der Datenschutz-Folgenabschätzung.


Datenschutzverletzungen


    Datenpannen umfangreich dokumentiere    Reporting Funktion mit PDF-Export

    Verknüpfung mit Verfahren und Auftragsverarbeitern

    Erinnerung zur fristgerechten Meldung

Eine Datenpanne passiert schneller als man denkt. Auch wenn diese nicht meldepflichtig ist, muss sie trotzdem dokumentiert werden.

Unterstützung bei der Ermittlung der betroffenen Personen. Abschließend kann alles in eine übersichtliche PDF-Datei exportiert werden.



Auftragsverarbeiter


Legen Sie Ihre Auftragsverarbeiter, aber auch gemeinsame Datenverantwortliche als Dienstleister an und behalten Sie den Überblick.

Unser System ermöglicht es Ihnen, Ihre Dienstleister zu verwalten, Verarbeitungstätigkeiten zuzuweisen und gibt Ihnen Hilfestellung, um die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zu überprüfen. Natürlich erinnert das System Sie daran dies regelmäßig zu prüfen.



Dokumentenverwaltung


Wir stellen Ihnen eine komfortable Oberfläche zur Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien bereit.

Egal, ob Auftragsverarbeitungsverträge, Informationen für Betroffene oder Schulungszertifikate, laden Sie einfach das Dokument hoch und behalten so den Überblick.



Auftragsverarbeitung-Verträge


Sie können Datenschutzverträge (z.B. Auftragsverarbeitungsverträge) digital erstellen und abschließen.

Legen Sie ein Template an oder laden eine Word-Vorlage hoch. Das System erstellt den Vertrag dank vieler Variablen und Platzhaltern vollautomatisch.




Verpflichtungserklärungen online abschließen


Sie können Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung an Ihre Mitarbeiter senden.

Dank revisionssicher protokolliertenSHA256-Signaturen ist dies manipulationssicher und nicht mehr veränderbar.

In der Dokumentenansicht kann der Mitarbeiter den Inhalt des Dokumentes einsehen, akzeptierten und mit seiner Unterschrift bestätigen. Die Unterschrift wird manipulationssicher und AES-256-CBC verschlüsselt gespeichert. So sparen Sie Papier, Toner und Portokosten und haben den kompletten Vorgang automatisch umfangreich dokumentiert. Sie und der Mitarbeiter erhalten ein Unterschriftenprotokoll als Nachweis. Der Mitarbeiter erhält das Dokument zusätzlich für seine Unterlagen per E-Mail zugesandt.




E-Learning - Schulungen

 


    Online-Plattform für Schulungen

    Automatisch erstelltes Zertifikat

    Viele nützliche Funktionen

    Basiswissen Datenschutz als Vorlage enthalten


Die Auswertung des Tests erfolgt voll automatisch. Wenn der Teilnehmer 51 % des Tests bestanden hat, wird automatisch ein Schulungszertifikat als Nachweis der erfolgreichen Unterweisung erzeugt.

Sie können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmern erstellen.




Systemlandschaft


Sie können Standorte, Geräte, Systeme und Software hinterlegen, so behalten Sie den Datenfluss immer Blick.

Durch die Zuordnung von Verfahren zu Verarbeitungssystemen, egal ob digital oder analog, wissen Sie immer, welche Daten in welchem System gespeichert und von welcher Software verarbeitet werden.

Ergänzend können Sie Auftragsverarbeitern und Dienstleistern Software zu ordnen.





Videokonferenzen


Um die Kommunikation im Team unkompliziert zu gestalten, können Sie direkt Videokonferenzen durchführen.

Das Ganze ohne Drittanbieter und undurchsichtige Datenübertragungen.





Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten


Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder auch Verfahrensverzeichnis genannt.

Dank vieler fertiger Mustertätigkeiten ist auch ein komplett neues Verzeichnis in kurzer Zeit erstellt. Auch ohne explizites Fachwissen können Sie neue Verarbeitungstätigkeiten erstellen und sich dabei auf viele Vorgaben stützen.

Abgesichert: Unser System zeigt Ihnen welche Pflichtangaben fehlen.




Webseiten - Analyse


Das System scannt Ihre Homepage, sammelt alle Aufrufe und aggregiert die Daten in einer übersichtlichen Oberfläche. Ergänzend werden Informationen über die Sicherheit der DNS Abfrage und der SSL-Verschlüsselung angezeigt. Das System kann die gängigen Cookie-Abfragen akzeptieren und zeigt Ihnen die Länder der externen Ressourcen an. Dank regelmäßigem automatischem Scan sind Sie sofort informiert, wenn Handlungsbedarf besteht.





Technische und organisatorische Maßnahmen


Dokumentieren Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach der Datenschutz-Grundverordnung mit wenigen Klicks.

Wir haben viele Maßnahmen für Sie vorbereitet. Wählen Sie einfach die auf Ihre Gegebenheiten passenden Maßnahmen aus: Fertig.

Einfacher geht es nicht. Sollten Sie eigene Maßnahmen haben, können Sie diese mit komfortabel hinzufügen.





Dokumentation


Alle gemachten Eingaben können in eine übersichtliche PDF-Dokumentation exportiert werden.

Außerdem finden Sie an vielen Stellen im System die Möglichkeit PDF-Reports für die Unterlagen zu generieren.

    Dokumentation der Verfahren und Dienstleister

    Verarbeitungsverzeichnis als Auftragsverarbeiter

    Technische und organisatorische Maßnahmen

    Löschkonzept

    Reports für DSFA, Checklisten, Verarbeitungstätigkeiten, Anfragen, Datenpannen und viele Weitere.



Datenschutz +

Datenschutz-Sinsheim.de

       +49 7261 73 55 77 5

       kontakt@datenschutz-sinsheim.de

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